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マイナンバー制度で何が変わる?

弁護士ブログ

マイナンバー制度で何が変わる?

弁護士 石塚 慶如

最近、「マイナンバー制度が始まります」という話を聞くことが多いですね。しかし、その詳細については知らない方も多く、特に中小企業や個人の方々にとっては何をすれば良いのかわからないかと思います。

そこで、今回はマイナンバー制度について簡単にご説明致します。

1 マイナンバー制度って何?

マイナンバー制度とは、日本国内に住民票を持つすべての人に対して、12桁の個人番号を付与する制度で、平成28年1月1日からスタートする予定になっています。この制度の目的は、社会保障・税・災害対策の3分野で、情報の管理や検索、連携を正確に、効率的に行うためであると説明されています。

このうち、社会保障分野とは、健康保険や雇用保険の加入や保険料徴収の事務などを指します。税分野は、国税や地方税を課したり徴収したりすることなどを指します。災害対策とは、防災計画を作ったり、被災者支援を行ったりすることをいいます。

他方、このような制度には反対意見もあります。人に知られたくないプライバシー情報が国によって管理され、また情報流出のおそれがあるという意見もあるところです。現に、報道などによると、マイナンバーが漏えいしたり、この制度に関連した詐欺事件などが発生したりもしているようです。

2 マイナンバー制度の影響(個人編)

さて、このようにメリットとデメリットがあるとされているマイナンバー制度ですが、個人にはどのような影響があるのでしょうか。

皆さんの自宅などには、10月ころから「通知カード」が届き始めていると思います。通知カードとは、氏名や住所の情報とともに12桁の個人番号が記載された紙製のカードです。皆さんはこのカードを保管しなければなりません。そして、例えば国民健康保険の加入の際には、顔写真付の公的証明書(運転免許証やパスポートなど)と通知カードを市役所等に持参し、本人確認と個人番号の確認をして手続きを行うこととなります。

その他、確定申告、児童扶養手当、生活保護申請など、社会保障や税の各種申請の際には、顔写真付の公的証明書と通知カードで本人確認と個人番号確認をすることとなります。

このようにすることで、マイナンバーの提供を受けた国や地方公共団体、健康保険組合などは、それぞれの事務にとって必要な個人情報を保存し、機関相互に提供を受けられる範囲内で情報提供を受け、自分の事務のために利用することとなっています。そのため、例えば市町村は、地方税を徴するために、税務署や勤務先会社、年金保険料を徴収している保険者などから情報提供を受け、ある個人の地方税を正しく賦課するために、正確な所得を把握できることとされています。

もし仮に、マイナンバーがなく、氏名、住所、性別、生年月日のみの情報で管理使用とすると、住所変更が反映されていない場合や氏名に微妙な違いがある場合などに効果を発揮できません。例えば、「齋藤さん」という方の地方税を正確に把握しようとしても、勤務先では「齊藤」、副業の個人事業では「斉藤」などと微妙な文字の違いがあると、それぞれが同一人物であるか把握することができません。そのため、このような問題がない12桁の数字で把握することになっているのです。

今までの話を聞くと、申請のたびに紙製の通知カードと運転免許証を持参して役所などに行かないといけないこととなり、また、通知カードを紛失してしまうこともあるかもしれません。より申請を簡便にするため、個人番号カードと呼ばれるICチップ付きの顔写真付カードの発行を申請することも可能です。このカード1枚で各種申請ができ、しかも公的身分証明にもなるとされています。

3 マイナンバー制度の影響(中小企業編)

では、中小企業の経営者にとって、マイナンバー制度の影響はどのようなものなのでしょうか。

具体的にいうと、平成28年1月1日以降に起こった採用、離職などの際に、必ず従業員の個人番号が必要となります。また、従来からいる従業員に対しても本人確認をしないといけないことになります。

前者については、会社が平成28年1月1日以降に従業員を採用して社会保険や厚生年金に加入する手続などをとる場合、従業員の個人番号を入手してこれを健康保険組合や日本年金機構などに提出しなければなりません。その前提として、通知カードと運転免許証などを持参してもらい、本人確認と番号確認をする必要があります。

さらに、個人番号は重要な個人情報であるため、従業員の個人番号を取り扱う担当者を特定し、これらの情報が流出しないような仕組みを作る必要があります(具体的な方法については、従業員の数や株式上場の有無によって異なります)。

また、従来から勤務している従業員に対する本人確認も必要となります。採用にあたって免許証等の公的証明書の提示を受けて本人確認している場合にはさらに本人確認する必要はありませんが、多くの事業者では履歴書記載の情報で本人確認を行い、その後に運転免許証などの提示を受けていないのではないでしょうか。この場合、マイナンバー制度が予定している本人確認のレベルに達していないことから、運転免許証などの提示を受けて、改めて本人確認を行わなければなりません。

4 個人情報保護法の改正にも注意が必要

このほか、今回のマイナンバー制度と関連して、個人情報保護法が改正されているところにも注意が必要です。平成27年11月現在、過去6か月以内に保有個人情報の数が5000を1度も超えていない事業者は、個人情報取扱事業者に該当しません。そのため、これに該当しなければ、個人情報を取得する際に個人情報の利用目的を特定すべき義務や、個人情報利用目的を相手方に通知・公表すべき義務が免除されています。

しかし、平成29年に改正個人情報保護法が施行されますので、これによって、保有する個人情報の数が1件であっても個人情報取扱事業者とされ、個人情報取得時に利用目的を特定する義務や、個人情報利用目的を通知または公表しなくてはならない義務が発生します。そのため、小規模事業者であっても、ホームページ上などで個人情報保護指針を明確にするなどの対策が必要となってきます。

5 従業員等にマイナンバーの提供を拒否された場合は?

事業者は、従業員の採用や退職にあたって、個人番号の取得と本人確認をしないといけないとされていますが、確認忘れや従業員による提示拒否などが発生する可能性があります。

確認忘れの点では、特に短期アルバイト従業員の場合は、注意が必要です。採用直前に取得しておかないとすぐにアルバイト期間が終了し、マイナンバーを取得できなくなってしまうことがあります。なお、個人番号の取得は、採用後でなくても採用が確実な内定者であれば事前に取得することが認められていますので、これによって早めの取得が望まれます。

もう一つ懸念されるのは、マイナンバーを提供したくないなどの理由から従業員から提示を拒否されることです。これを防止するためには、就業規則を改定して個人番号の提供を会社との約束事にすることや、採用時に個々の従業員との間で覚書等の書面を交わしておくことが求められます。

6 情報流出やトラブルに注意!!

以上、マイナンバー制度についての概要についてお話させていただきました。しかし、この制度は今でも具体的な取扱指針等が定まっていないところもあり、情報も日々更新され続けています。

特に中小企業の経営者やマイナンバー担当者は、情報の更新に努めるとともに、個人情報の流出が発生しないようにし、従業員や取引先、株主などとの間でマイナンバーをめぐるトラブルが発生しないように注意してください。

また、情報流出が発生しないようにするためには、初動とその後の定期的な社員教育も不可欠になります。情報流出による信用リスクをカバーできる体制を取っていただければ幸いです。

現在、マイナンバー制度に関する講習会や講演会、就業規則の改定などに関するアドバイスを行わせていただいております。気になった方は、当事務所(011-281-8448)までご連絡いただければ具体的なプラン等についてご相談させていただきます。

個人の方の初回相談料は無料、事業者の方々は5000円(税抜)となっておりますので、お気軽にご連絡下さい。

弁護士 石塚 慶如
弁護士 石塚 慶如

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